Solche Wochen kennt bestimmt jeder: Von Termin zu Termin hetzen und obwohl die Termine online stattfinden, hat man zwischendurch kaum Zeit zum Durchatmen. In der Branche, in der ich arbeite, müssen wir oft sofort auf Kundenbedürfnisse oder andere Vorkommisse reagieren, was es teilweise unmöglich macht, sich für längere Zeit zu 100% auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Ich finde mich dann in einem Zustand wieder, in dem ich oft nur reagiere und zu wenig hinterfrage. Es fühlt sich dann so an, als würde ich neben mir stehen und nur noch funktionieren. Jeden Tag kommen neue Herausforderungen dazu, die priorisiert werden müssen.
Wenn selbst die Priorisierung nicht achtsam vorgenommen werden kann, wie kann es dann eine erfolgreiche, fokussierte Woche werden?
Gar nicht. Die Priorisierung sollte immer Ausgangspunkt sein, für das, was man tut. Wenn zeitkritische und gleichzeitig wichtige To Dos zwischen zwei Terminen – oder im schlimmsten Falle sogar parallel im Termin selbst erledigt werden, dann passieren Fehler, die nicht nur ärgerlich sondern manchmal sogar gravierend sind. Außerdem merken die anderen Teilnehmer, dass man abgelenkt ist und nicht mehr mit der vollen Aufmerksamkeit im Termin ist. Das wiederum fühlt sich beim Gegenüber nach fehlender Wertschätzung an, was auf Kundenseite fatal sein kann.
Zu priorisieren bedeutet achtsames Einschätzen der eigenen Zeit.
Sie sollte in Ruhe und NICHT zwischendurch oder parallel zu anderen To Dos vorgenommen werden. Es geht hierbei nämlich um eine realistische Einschätzung der eigenen Zeit und was man in welchem Zeitrahmen leisten kann. Wenn nicht einmal Zeit bleibt, um ein To Do vernünftig zu hinterfragen und zu durchdenken, sollte dies auch noch nicht erledigt werden. Denn dann kann die Qualität des Ergebnisses nur mittelmäßig bis schlecht sein.
Ein Problem der heutigen Zeit ist, dass unser Gehirn und die Wahrnehmungsorgane ständig mit Informationen überflutet werden. Dazu kommt die Multi-Tasking Erwartung in unseren Jobs. Wenn wir mehrere Dinge parallel tun, dann ist es gar nicht möglich, ein zufriedenstellendes Ergebnis zu erzielen. Unser Gehirn ist nämlich nicht so konzipiert, dass es sich auf mehrere Dinge gleichzeitig konzentrieren kann. Wir können noch nicht einmal zwei Gedanken gleichzeitig denken. Versuche dies doch gern einmal.
Versuche einmal, zwei Gedanken gleichzeitig zu denken.
Da sich unser Organismus allerdings an die heutige Informationsflut anpassen will, machen wir ständig Gedankensprünge, um nichts zu verpassen. Es könnte ja sofort wieder eine neue wichtige Info hereinkommen, die abgespeichert werden muss. Genau deshalb fällt es uns heutzutage so schwer, mit 100%iger Aufmerksamkeit länger bei einer Sache zu sein.
Durch das ständige Erreichbarsein und die Dauerbereitschaft, wichtige Infos aufzunehmen, ist unser Körper dauerhaft im „Fight-Modus“. Dieser Zustand hält sämtliche Organe auf höchster Leistungsstufe - das strategische Denken ist allerdings eingeschränkt. Denn in diesem Überlebensmodus sind kurzfristige Lösungen wichtig – zumindest waren sie es früher, als es wirklich noch ums Überlegen ging.
Wir arbeiten in diesem Zustand also permanent gegen uns selbst. Unser Gehirn schüttet dauerhaft das Stresshormon Cortisol aus, das unseren Körper auf höchster Leistungsstufe hält, erschöpfen uns aber damit eben auch sehr schnell. Wir können dann nicht mehr klar und fokussiert denken, sind weder bei uns selbst, noch bei der Sache, die wir tun möchten, noch bei der Person, mit der wir gerade sprechen. Ein Teufelskreis, der sich dann auch noch auf unsere Arbeitsleistung und die Qualität auswirkt. Wir fühlen uns durchgehend müde, ausgelaugt und sind dazu noch frustriert, weil wir nicht mehr das leisten können, was wir wollen.
Die meiste Energie geht dabei drauf, dass wir ständig das Gefühl haben, dass wir den To Dos hinterherrennen und nicht das schaffen, was wir eigentlich sollten. Wenn wir dann mit der noch verbleibenden Energie wenigstens ein paar To Dos erledigen wollen, kostet uns dies noch mehr Kraft.
Wenn man sich in der Situation befindet, dass eine wichtige Aufgabe auch noch zeitkritisch erledigt werden soll, ist der Höhepunkt des Stress-Levels erreicht. Gerade dann sollte man erst einmal innehalten und durchatmen – BEVOR diese Aufgabe erledigt wird. Viele tendieren zum Gegenteil und verfallen dem Aktionismus, um sich hier nicht angreifbar zu machen.
In solchen Momenten liegt aber auch eine große Chance, dir deine Klarheit und den Fokus wieder zurückzuholen.
Wenn dieses eine To Do jetzt oberste Priorität hat, dann sage zu allem anderen, was du gerade auf dem Tisch hast, STOP. Sage sämtliche Termine ab. Steh für dich und deine Energie ein und sage Nein zu allen anderen. Denke immer daran, dass es nicht möglich ist, zwei Dinge gleichzeitig zu tun – besonders, wenn man durchdacht handeln möchte. Dann atme dreimal tief ein und aus. Und hinterfrage kritisch:
· Warum tue ich das?
· Was ist das Ziel dahinter?
· Was kann eine mögliche Konsequenz daraus sein?
· Wer ist hier involviert oder muss informiert sein?
· Halte ich dieses To Do selbst für sinnvoll?
· Wie kann ich es möglichst effizient erledigen?
Je mehr du auf dem Tisch hast, desto wichtiger ist es, innezuhalten.
Verschaffe dir einen Überblick. WAS davon muss unbedingt heute noch erledigt werden und kann nicht warten? Stelle dir die obigen Fragen für alle weiteren wichtigen Themen auf deinem Tisch. Mit diesen Fragen bringst du dich wieder zu dir selbst zurück. Du involvierst dich selbst und übernimmst damit wieder die Kontrolle. Dies minimiert das Risiko, etwas zu tun, wo du nicht zu 100% bei der Sache warst und was du später evt. sogar bereuen könntest. Außerdem minimiert es deinen gefühlten Stress, wenn du die Kontrolle über deine To Dos hast. Oftmals verschieben sich auch die Priorisierungen noch einmal, wenn du für dich die Sinnhaftigkeit hinterfragst. Erinnere dich tagsüber daran und bewerte deine Priorisierungsliste zur Not immer wieder neu, wenn du das Gefühl hast, dass dir deine Zeit entgleitet.
Je öfter du dir einen Überblick verschaffst, desto geringer wird dein Stress-Level.
Das, was den Stress in uns auslöst, ist das Gefühl, die Kontrolle zu verlieren und von Terminen, Aufgaben, Deadlines übermannt zu werden. Wir können uns die Kontrolle zurückholen, wenn wir den Überblick behalten. Am besten notiert man sich über während des Arbeitstages sämtliche To Dos, die aufkommen und sortiert diese am Abend noch einmal. So hat man nicht nur den aktuellen Tag vernünftig abgeschlossen, sondern geht vorbereitet in den nächsten Tag.
Eines der wichtigsten Dinge für das eigene Wohlbefinden ist, den aktuellen Tag sauber zu beenden und ein paar Minuten zu reflektieren.
· Was für Termine hatte ich heute?
· Habe ich mir hierzu alle (neuen) To Dos notiert?
· Was ist hiervon wichtig für den nächsten Tag?
· Was habe ich heute erledigt, was ist noch offen und sollte mit
oberster Prio behandelt werden?
· Wie sehen meine nächsten Tage aus?
· Wie sieht mein morgiger Tag aus?
· Was schaffe ich wann zu erledigen und habe ich mir genügend Pufferzeit zur Vor- und Nachbereitung von Terminen eingeplant?
· Gibt es wichtige Deadlines, die ich beachten muss?
Als letztes sollten wir LOSLASSEN.
Lasse den Tag los und schalte den Laptop aus. In dem Moment, in dem der Laptop heruntergefahren ist, solltest du sämtliche Themen, die mit deiner Arbeit zu tun haben, loslassen. Hierzu gibt es ganz tolle, einfache Atemübungen, die dir helfen können, deinem Körper mitzuteilen, dass er jetzt in den Entspannungs-Modus schalten darf. Schau auch gern unter meinen Meditationen, die eine kraftvolle Methode darstellen, deinen Körper und Geist von stressigen Situationen und / oder sogar negativen Gedanken zu befreien.
Denke immer dran:
Du hast alles selbst in der Hand. Du bist der Schöpfer deines Erfolgs. Du selbst kannst für dich sorgen.
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Liebe Grüße
Katharina